Phần mềm Quản lý công văn
Từ trước tới nay, công việc trong mọi tổ chức đơn vị doanh nghiệp vấn đề quản lý công văn là vấn đề cấp thiết. Bởi vì việc quản lý, lưu trữ hồ sơ công văn phần lớn là trên giấy tờ nên mất rất nhiều thời gian và công sức. Mục đích của hệ thống “Quản lý công văn và hồ sơ công việc ” là:
- Chuyển đổi cung cách làm việc. Từ bị động, phải tự “pull” thu thập thông tin, sang “push” thông tin được đẩy tới cho người xử lý. Tạo ra một cơ chế quản lý mới, tiên tiến, hiệu quả hơn
- Đảm bảo công văn được lưu trữ, xử lý chính xác, nhanh chóng, an toàn và tiện lợi.
- Nâng cao hiệu quả xử lý công văn và lập hồ sơ công việc
- Trao đổi kinh nghiệm, tiếp thu ý kiến từ cấp trên một cách nhanh chóng để rồi thực hiện tốt công việc được giao.
- Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí khi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm công văn.
Ưu điểm của phần mềm
Phần mềm quản lý công văn và hồ sơ công việc được xây dựng theo chuẩn công văn số: 139/VTLTNN-TTTH của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về “Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng”.
Phần mềm quản lý công văn và hồ sơ công việc được thực hiện thông qua quy trình động. Các công văn đến, đi đều tuân theo một luồng quy trình đã được đặt sẵn. Việc quản lý công văn trở lên dễ dàng hơn thông qua các quy trình này. Chính vì vậy hệ thống này rất phù hợp không những cho khối hành chính sự nghiệp mà còn được sử dụng cho các đơn vị doanh nghiệp, nhà máy xí nghiệp tư nhân.
Hệ thống báo cáo:
- Sổ công văn đến: Được báo cáo từ trong khoảng ngày đến và được xuất ra word, excel …
- Thống kê công văn đến: Công văn được thống kê theo nhiều các tiêu chí: lĩnh vực, độ khẩn, độ mật …
- Sổ công văn đi: Được báo cáo từ trong khoảng ngày đi và được xuất bản ra word, excel…
- Thống kê công văn đi: Công văn được thống kê theo ngày đi của công văn với những tiêu chí: lĩnh vực, độ khẩn, độ mật…
- Báo cáo hồ sơ công việc theo các mức độ khác nhau…
Tính năng:
+ Công văn đến:
- Ta có thể xem công văn đến tổng hợp, theo ngày, tuần, tháng.
- Các công văn cần được góp ý, lưu trữ.
- Tìm kiếm công văn đến với nhiều tiêu chí khác nhau.
- Cấu hình luồng công văn đến.
- Nhập công văn đến.
+ Công văn đi:
- Ta có thể xem công văn đi tổng hợp, theo ngày, tuần, tháng.
- Các công văn đi cần được góp ý, lưu trữ.
- Văn bản dự thảo.
- Tìm kiếm công văn đi với nhiều tiêu chí khác nhau.
- Cấu hình luồng công văn đi.
- Nhập công văn đi.
+ Hồ sơ công việc:
- Ta có thể xem hồ sơ công việc được gửi đến mới nhất, đang thực hiện, đến hạn, quá hạn, đã hoàn thành, chờ duyệt.
- Xử lý hồ sơ và báo cáo công việc khi hoàn thành.
- Tìm kiếm hồ sơ công việc.
- Thêm mới hồ sơ và hồ sơ tôi soạn.
- Tủ hồ sơ cá nhân.
+ Tài liệu ISO
- Nhập mới tài liệu các tài liệu chuẩn ISO.
- Thông tin tài liệu và tải về máy.
+ Báo cáo thống kê
- Báo cáo sổ công văn đến, đi.
- Thống kê công văn đến, đi.
- Báo cáo hồ sơ công việc.