Phần mềm Quản lý công việc
I. Giới thiệu
Đối với người quản lý:
- Không biết được tình hình công việc của nhân viên mình, việc theo dõi công việc tiến độ của nhân viên rất khó khăn.
- Không biết được hiện tại ai làm gì, tiến độ thực hiện công việc đến đâu.
- Dễ xảy ra trường hợp giao việc chồng chéo, báo cáo của nhân viên không đúng thực tế.
- Tra cứu thông tin khó khăn với một khối lượng giấy tờ khổng lồ.
- Giảm năng suất, hiệu quả lao động.
Đối với nhân viên:
- Không quản lý được khối lượng công việc của mình.
- Không quản lý được tiến độ hoàn thành của từng công việc.
- Khối lượng giấy tờ khổng lồ khó tra cứu.
- Giảm năng suất, hiệu quả lao động.
II. Tính năng
Các phân hệ của hệ thống
3.1. Phân hệ Công việc và hồ sơ công việc
a. Giao việc
- Giao việc là một phần quan trọng của hệ thống, phần mềm hỗ trợ bạn nhiều lựa chọn giao việc:
+ Giao việc cho tổ đội, bộ phận, phòng ban: bạn là người quản lý bạn của thể giao việc cho các phòng ban dưới cấp mình, khi đó công việc sẽ được giao trực tiếp tới cán bộ quản lý bộ phận đó.
+ Giao việc cho nhân viên: bạn có thể giao việc cho các nhân viên thuộc quyền quản lý của mình
+ Giao việc cho bản thân
- Bạn có thể giao việc cùng lúc cho nhiều người, nhiều phòng ban, bộ phận.
- Mỗi công việc có thể giao cho nhiều người phối hợp hay theo dõi hỗ trợ những người xử lý chính
- Cho phép đính kèm nhiều tài liệu
- Hỗ trợ tối đa cho người nhận việc với hệ thống nhắc việc
+ Gửi mail
+ Gửi tin nhắn SMS
+ Thông báo bằng Popup
+ Báo đến hạn hoàn thành trước bao ngày
- Cho phép đưa công việc vào lịch cá nhân (kế hoạch bản thân)
- Hỗ trợ giao việc đơn thuần với giao việc theo dự án
b. Hồ sơ công việc
- Công việc của bộ phận (nếu bạn là người quản lý bộ phận đó): cho phép cập nhật tiến độ, tình trạng công việc
- Công việc bạn xử lý chính: tất cả những công việc bạn xử lý chính, cho phép cập nhật tiến độ và tình trạng công việc
- Công việc giao: tất cả những công việc bạn giao cho nhân viên, bản thân mình, có thể gia hạn công việc, bổ xung tài liệu, hỗ trợ, bổ xung thành viên tham gia công việc, chuyển công việc sang dự án tham gia
- Công việc phối hợp thực hiện: được phép trao đổi thông tin
- Công việc theo dõi
- Hỗ trọ tìm kiếm công việc
3.2. Phân hệ dự án và Hồ sơ dự án
Dự án là 1 một công việc lớn gồm nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn có thể có 1 hay nhiều công việc cần thực hiện
a. Lập dự án
Cho phép lập dự án theo 2 hướng
- Lập dự án mới hoàn toàn
- Lập dự án từ mẫu có sẵn
Cho phép lập dự án với nhiều người phụ trách hoặc kiểm soát
Cho phép đính kèm nhiều tài liệu
b. Hồ sơ dự án
- Dự án phụ trách: cập nhật tiến độ trạng thái dự án, giao việc cho dự án, lập giai đoạn cần thực hiện, cập nhật thông tin, tài liệu, thành viên dự án
- Dự án kiểm soát: chiếm quyền, theo dõi tiến độ dự án.
3.3. Lập dự án mẫu
Cho phép lập các dự án mẫu, mỗi dự án mẫu có các bước và các công việc cần phải thực hiện
3.4. Lập báo cáo và xem báo cáo
- Cho phép ghi nhật ký công việc theo giờ.
- Hỗ trọ báo cáo công việc theo tuần, theo tháng, theo kỳ hạn
- Tự động tổng hợp các báo cáo của nhân viên theo giờ, theo ngày, theo tháng, theo kỳ hạn
- Cho phép xem báo cáo của nhân viên
3.5. Ghi kế hoạch – lịch cá nhân
Phân hệ này giúp cho các thành viên chủ động lên kế hoạch công việc, sắp xếp các cuộc hẹn, sự kiện và ghi chú quan trọng, cũng như những việc cần làm trong ngày, tuần hoặc tháng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
+ Thêm mới một sự kiện một cách nhanh chóng và đơn giản. Cho phép thiết lập các sự kiện lặp diễn ra hàng ngày, hằng tuần, hằng tháng, hằng năm. Chỉ cần thiết lập 1 lần đầu tiên, sự kiện lặp sẽ tự động hiển thị ở thời điểm lặp tới theo sự thiết lập của bạn.
+ Hệ thống tôn trọng những gì thuộc về cá nhân của bạn, lựa chọn hủy bỏ “công khai” khi tạo mới sẽ giúp bạn thực hiện được điều đó.
+ Cho phép xóa, sửa sự kiện đã tạo. Nếu bạn có công việc đột xuất chưa muốn tạo sự kiện, bạn có thể chọn lưu nháp, thuận tiện cho việc chỉnh sửa thông tin về sự kiện sau này.
+ Cho phép xem các sự kiện theo nhiều tiêu chí khác nhau.
· Xem theo tuần làm việc.
· Xem theo tháng.
· Xem theo ngày.
· Xem theo năm.
· Xem tuần hiện tại, tháng hiện tại, ngày và năm hiện tại nhanh tróng.
· Xem lịch của mình, của các phòng ban mà cá nhân tham gia trực tiếp.
+ Hỗ trợ quản lý các sự kiện đã tạo
· Quản lý sự kiện lưu nháp.
· Quản lý sự kiện quan trọng.
· Xóa nhanh một sự kiện.
· Di chuyển nhanh nhóm sự kiện.
+ Hỗ trợ tìm kiếm nhanh sự kiện cá nhân theo các tiêu chí
· Nhóm sự kiện.
· Trạng thái sự kiện.
· Tuần làm việc.
· Năm công tác.
+ Khi thiết lập 1 sự kiện, nếu là trưởng phòng hoặc lãnh đạo sẽ có quyền thiết lập công việc cho nhân viên. Chức năng này cho phép khi trưởng phòng, hay 1 người nào đó có quyền được gửi sự kiên chung cho cả phòng hay nhiều người. Người nhận có thể chọn từ chối hoặc chấp nhận thông tin mà mình nhận được.
3.6. Quản trị hệ thống
- Quản trị người sử dụng, nhóm người dụng
- Cho phép thiết lập các tham số hệ thống
Phần mềm được xây dưng trên nền tảng công nghệ .Net2005, Công nghệ cổng DotNetNuke, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SqlServer
III. Ưu điểm
Các ưu điểm của hệ thống
- Đây là công cụ giúp nhà quản lý tổ chức và vận hành bộ máy công ty theo một quy trình nhất định. Từ công đoạn người quản lý giao việc cho nhân viên, nhân viên nhận việc sau đó thực hiện rồi báo cáo tình trạng, kết quả công việc, …
- Có công cụ cho người quản lý đánh giá cho từng công việc được báo cáo. Đây là chức năng quan trọng trong việc đồng bộ hóa quy trình làm việc. Toàn bộ công ty thông qua việc phân chia các nhóm công việc và loại việc cụ thể. Công cụ này hướng dẫn các bước thực hiện cũng như nội dung liên quan đến công việc mà nhân viên phải báo cáo để người quản lý theo dõi quá trình thực hiện.
- Quản lý được tiến trình thực hiện công việc.
- Quản lý quá trình giao việc.
- Quản lý dự án – kế hoạch .
- Kiểm soát được công việc của từng nhân viên.
- Theo dõi được tình hình tiến độ công việc, dự án, kế hoạch mọi lúc mọi nơi.
- Dễ dàng tra cứu thông tin liên quan khi cần thiết nhanh, chính xác.
- Đánh giá được hiệu quả công việc của từng nhân viên tham gia dự án.
- Đảm bảo tiến trình thực hiện công việc khi có sự thay đổi nhân sự: khi có sự thay đổi về mặt nhân sự – đôi khi để lại những hậu quả nghiêm trọng trong việc hoàn thành dự án khi không kiểm soát được tiến độ công việc của các nhân sự đã nghỉ.
- Kiểm soát báo cáo của nhân viên dưới quyền theo ngày, giờ, tuần, tháng, năm và theo kỳ hạn.
- Tự thiết đặt kế hoạch cho bản thân theo ngày, giờ, tuần, tháng, năm.
- Cho phép báo cáo trực tiếp với người quản lý trên hệ thống.
- Hệ thống có chức năng tự động gửi mail cho những người liên quan đến công việc được giao và khi báo cáo công việc cho người quản lý.
- Tự động báo cáo đều có chức năng Upload thông tin tài liệu đi kèm liên quan đến công việc.