Từ trước tới nay, công việc trong mọi tổ chức đơn vị doanh nghiệp vấn đề quản lý công văn là vấn đề cấp thiết. Bởi vì việc quản lý, lưu trữ hồ sơ công văn phần lớn là trên giấy tờ nên mất rất nhiều thời gian và công sức. Mục đích của hệ thống “Quản lý công văn và hồ sơ công việc ” là:
- Chuyển đổi cung cách làm việc. Từ bị động, phải tự “pull” thu thập thông tin, sang “push” thông tin được đẩy tới cho người xử lý. Tạo ra một cơ chế quản lý mới, tiên tiến, hiệu quả hơn
- Đảm bảo công văn được lưu trữ, xử lý chính xác, nhanh chóng, an toàn và tiện lợi.
- Nâng cao hiệu quả xử lý công văn và lập hồ sơ công việc
- Trao đổi kinh nghiệm, tiếp thu ý kiến từ cấp trên một cách nhanh chóng để rồi thực hiện tốt công việc được giao.
- Tiết kiệm thời gian, công sức, chi phí khi quản lý, lưu trữ và tìm kiếm công văn.